Hoja de encargo del arquitecto: cláusulas que protegen tu margen

La mayor parte del margen de un encargo se decide antes de dibujar la primera línea: en lo que firmas con el cliente. Una hoja de encargo que dice «proyecto básico, de ejecución y dirección de obra de vivienda unifamiliar» y un importe total es un documento válido, pero te deja sin argumentos cuando llega la quinta versión de la distribución o cuando la obra dura ocho meses más de lo previsto.

La respuesta corta: además de identificar a las partes, el objeto y los honorarios, tu hoja de encargo debe fijar qué entregas en cada fase, cuántos cambios incluye el precio, cuántas visitas de obra cubre, cuándo se paga y qué pasa si el cliente para o abandona el encargo. Lo demás (propiedad intelectual, datos personales, seguro, visado) es importante, pero esas cinco cláusulas son las que se traducen directamente en euros.

Abajo tienes cada cláusula, la normativa que conviene conocer y un esqueleto comentado. No es un contrato listo para firmar: antes de usar tu modelo, que lo revise un abogado, sobre todo si tu cliente es un particular.

Alcance: fases, entregables y exclusiones

El objeto del contrato tiene que ser concreto. Los comentarios del Colegio de Arquitectos de Cataluña (COAC) a su modelo de contrato recomiendan describir el encargo con su emplazamiento, superficie de parcela, superficie aproximada de la actuación y presupuesto inicial aproximado, y adjuntar el programa de necesidades firmado por el cliente como anexo. Ese anexo es tu línea de base: todo lo que se salga de él es una modificación.

Para cada fase, define el entregable, no la actividad:

Igual de importante es lo que no incluye el precio. El mismo documento del COAC recuerda que las gestiones administrativas no forman parte del proyecto y la dirección, así que si las haces tienes derecho a cobrarlas. Lista las exclusiones habituales: topográfico, geotécnico, legalizaciones, tramitación de licencias y ayudas, infografías, coordinación de seguridad y salud y proyectos de instalaciones de otro técnico.

Si el cliente debe aportar documentación (escrituras, nota simple, topográfico, geotécnico), escríbelo con plazo. Si no se pacta, advierte el COAC, existe el riesgo de que las consecuencias de esa carencia se imputen al arquitecto.

Cambios incluidos y modificaciones

Aquí es donde más margen se pierde. El cliente no distingue entre «ajustar» y «rehacer», y si el contrato tampoco lo hace, ganará siempre la interpretación más cara para ti.

Tres decisiones que debes dejar por escrito:

1. Rondas de cambios incluidas por fase. Por ejemplo: dos rondas en anteproyecto y una en proyecto básico. Una ronda es un conjunto de comentarios entregados de una vez, no un goteo de correos.
2. Qué es una modificación. Cualquier cambio sobre un documento ya aprobado por el cliente, cualquier cambio del programa de necesidades, de la superficie o del presupuesto objetivo, y cualquier cambio que obligue a rehacer cálculos de estructura o instalaciones.
3. Cómo se cobra lo adicional. Por horas a una tarifa fijada en el contrato (calcúlala a partir de tu precio hora real) o por presupuesto previo aceptado. La segunda opción evita discusiones; la primera es más ágil para cambios pequeños.

Añade un procedimiento de aprobación: cada fase se entrega y el cliente tiene un plazo para formular observaciones. Los comentarios del COAC consideran razonable un plazo no inferior a quince días naturales. Si no contesta en plazo, la fase se entiende aprobada. Sin esa cláusula, «aprobado» es lo que el cliente diga meses después.

Dirección de obra: visitas y prórroga

La dirección de obra se presupuesta como porcentaje o importe cerrado, pero consume tiempo, y el tiempo depende de cuánto dura la obra. Lo desarrollamos en el artículo sobre honorarios de dirección de obra y qué hacer si la obra se alarga.

En la hoja de encargo, como mínimo:

• Duración prevista de la obra que has usado para calcular el precio (la del plan de obra del constructor o la tuya).
• Visitas incluidas: frecuencia (semanal, quincenal) o número total. El COAC menciona expresamente la opción de pactar un número de visitas y un precio por visita adicional.
• Precio de la visita adicional y de la visita urgente fuera de calendario.
• Prórroga: si la obra supera la duración prevista por causas no imputables a ti, los honorarios de dirección se incrementan de forma proporcional (por ejemplo, por mes adicional) o se facturan las visitas extra.
• Desplazamientos: si cobras kilometraje o dietas, regúlalo aquí.

Ejemplo ilustrativo: obra prevista de 10 meses con 42 visitas incluidas (semanales en las fases críticas, quincenales en acabados). Si la obra dura 14 meses, harás unas 10 visitas más, con su despacho. Sin cláusula de prórroga, esas visitas salen de tu margen.

Pagos por hitos y provisión de fondos

El calendario de pagos debe ir ligado a entregables, no a fechas vagas ni a «la obtención de la licencia», que no depende de ti. Un esquema habitual:

Los porcentajes son un ejemplo, no una recomendación colegial. El punto clave es que cada pago se devengue al entregar, no al aprobarse, para que un cliente que no revisa no retrase tu cobro.

Provisión de fondos: anticipo y suplidos

En la práctica se llama «provisión de fondos» a dos cosas distintas, y fiscalmente no se tratan igual:

• Anticipo de honorarios. Es un pago a cuenta de tu trabajo. En el IVA, los pagos anticipados devengan el impuesto en el momento del cobro por el importe cobrado (art. 75.Dos de la Ley 37/1992), así que debes emitir factura con IVA y, si el cliente es empresa o profesional, con la retención de IRPF que corresponda.
• Provisión para suplidos. Es dinero que te adelanta el cliente para pagar en su nombre gastos como tasas o el visado. Las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente con mandato expreso no forman parte de la base imponible (art. 78.Tres.3º de la misma ley), pero tienes que justificarlas.

Escribe en el contrato qué gastos son suplidos y que el cliente te da mandato expreso para pagarlos. Confirma el tratamiento con tu asesor fiscal.

Plazo de pago e intereses de demora

Si tu cliente es una empresa, se aplica la Ley 3/2004 de morosidad: si no se pacta otra cosa, el plazo es de 30 días naturales desde la prestación del servicio, y por pacto no puede superar los 60 (art. 4). Con una Administración, los plazos los marca la Ley de Contratos del Sector Público. Si tu cliente es un particular, esa ley no se aplica (su artículo 3.2 excluye las operaciones con consumidores), así que fija tú el plazo y un interés de demora razonable en el contrato (uno desproporcionado puede considerarse abusivo frente a un consumidor).

Suspensión, abandono y desistimiento

Los encargos se paran: falta financiación, el cliente compra otra parcela o se separa. Si el contrato no dice nada, cobrar lo trabajado se convierte en una negociación.

El punto de partida legal es el artículo 1594 del Código Civil: el dueño puede desistir de la obra por su sola voluntad, aunque se haya empezado, indemnizando al contratista de todos sus gastos, trabajo y utilidad que pudiera obtener de ella. Es el precepto que se suele invocar cuando el cliente abandona, porque los tribunales tratan con frecuencia el encargo de proyecto como un arrendamiento de obra. Pero en la dirección de obra, más cercana a un arrendamiento de servicios, su aplicación es más discutible, y cuantificar «la utilidad» (el beneficio que habrías obtenido) acaba en pleito. Mejor pactarlo:

• Desistimiento del cliente: cobras las fases terminadas, la parte proporcional de la fase en curso (mejor si se mide por horas registradas, como explicamos en el artículo de control de horas por proyecto), los gastos y, si se acuerda, una indemnización expresada como porcentaje de los honorarios pendientes.
• Suspensión temporal: si el encargo se para más de un plazo (por ejemplo, tres meses), puedes facturar lo hecho; si se reanuda pasado otro plazo (por ejemplo, doce meses), los honorarios pendientes se actualizan y la normativa que haya cambiado se trata como modificación.
• Resolución por tu parte: el modelo del COAC prevé una lista de causas imputables al cliente que te permiten resolver; incluye las que te importen (impagos, falta de colaboración, órdenes contrarias a la normativa). Sin causa, no puedes resolver sin exponerte a una reclamación.

Si tu cliente es un particular

Con consumidores hay dos precauciones. Si firmas el contrato fuera de tu despacho (en casa del cliente, por ejemplo) o a distancia, el consumidor tiene en principio 14 días naturales para desistir (art. 102 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios), que se alargan hasta doce meses más si no le informaste de ese derecho (art. 105). Si te pide expresamente que empieces antes y luego desiste, debe pagarte la parte proporcional ya prestada (art. 108.4). Y la cláusula que somete los litigios a los juzgados de tu ciudad, que el COAC recomienda pactar, es abusiva frente a un consumidor (art. 90.2): resérvala para clientes profesionales.

Propiedad intelectual, datos, seguro y visado

Propiedad intelectual

La Ley de Propiedad Intelectual protege expresamente «los proyectos, planos, maquetas y diseños de obras arquitectónicas y de ingeniería» (art. 10.1.f). Si el contrato no concreta qué cedes, la ley te protege bastante: la cesión queda limitada a las modalidades de explotación que se deduzcan necesariamente del contrato, y sin mención del tiempo se limita a cinco años (art. 43). Toda cesión debe constar por escrito (art. 45).

Aun así, escríbelo: el proyecto se cede para construir una obra en ese emplazamiento; repetirla o usar los planos para otra parcela requiere tu autorización. Añade tu derecho a fotografiar y publicar la obra, a figurar como autor y a ser consultado si se modifica, recordando que el derecho moral a la integridad de la obra es irrenunciable (art. 14.4).

Protección de datos

Vas a tratar datos personales del cliente y de terceros (vecinos, colindantes). Al recogerlos debes informar de lo que exige el artículo 13 del RGPD (quién trata, para qué, con qué base legal, cuánto tiempo y cómo ejercer los derechos). La guía de la AEPD propone hacerlo por capas: una cláusula breve con remisión a un anexo.

Responsabilidad y seguro

Indica tu póliza de responsabilidad civil profesional y su cobertura. Si trabajas como sociedad profesional, el seguro es obligatorio (art. 11.3 de la Ley 2/2007 de sociedades profesionales). En el contrato puedes delimitar bien tu alcance y excluir los trabajos de otros técnicos. Lo que no consigues con una cláusula es librarte de la responsabilidad del art. 17 de la LOE: frente a los futuros propietarios y terceros adquirentes, un pacto con tu cliente no les afecta, y frente a un cliente consumidor las cláusulas que limitan tus responsabilidades legales son abusivas (art. 86 del texto refundido de consumidores).

Visado

Desde el Real Decreto 1000/2010, el visado colegial solo es obligatorio para los trabajos de su artículo 2, entre ellos el proyecto de ejecución de edificación (según el art. 2.1 de la LOE), el certificado final de obra y la documentación de legalización. Para el resto, el colegio visa solo a petición expresa del cliente (art. 13.1 de la Ley 2/1974 de Colegios Profesionales). Deja escrito quién paga el visado y si los visados voluntarios se facturan aparte. Cada colegio publica sus precios de visado y, cuando el visado es obligatorio, la ley exige que su coste sea razonable, no abusivo ni discriminatorio (art. 13.4 de la misma ley).

Esqueleto comentado de hoja de encargo

Antes de redactar desde cero, mira los modelos colegiales: el del COAC (actualizado en 2021 y reservado a colegiados con servicios complementarios; sus comentarios de 2015, que citamos aquí, son públicos), los del COAM en su área de Asesoría Jurídica (acceso restringido) y, para el arquitecto técnico, hojas de encargo como la «Hoja de encargo de intervención profesional» del COAAT de Burgos. Úsalos como base y añade las cláusulas de margen que los modelos genéricos no concretan: rondas de cambios, visitas, prórroga y desistimiento.

Este es el esqueleto que te proponemos, con lo que debe resolver cada apartado:

1. Lugar, fecha y partes. Comprueba que quien firma puede obligar al cliente: poderes si es una sociedad, nombramiento o acuerdo de junta si es una comunidad de propietarios.
2. Objeto. Tipo de obra, emplazamiento, superficie aproximada, presupuesto de ejecución material estimado y programa de necesidades como anexo firmado.
3. Trabajos incluidos por fase. Tabla de fases y entregables.
4. Trabajos excluidos. Lista cerrada, con la frase «cualquier trabajo no incluido en el apartado 3 se presupuestará aparte».
5. Documentación a cargo del cliente. Qué aporta, en qué plazo y qué pasa si no la aporta.
6. Plazos. Entrega de la primera fase y de las siguientes, contadas desde la aprobación de la anterior. Nada que dependa de terceros (licencia, informes sectoriales).
7. Aprobación de fases. Plazo de observaciones y aprobación tácita.
8. Rondas de cambios y modificaciones. Rondas incluidas, definición de modificación y tarifa o procedimiento de presupuesto.
9. Dirección de obra. Duración prevista, visitas incluidas, precio de la visita adicional y prórroga.
10. Honorarios. Importe por fase o fórmula completamente determinable, y actualización si la hay. Apóyate en la guía para calcular tus honorarios por fases.
11. Forma de pago. Anticipo, hitos, plazo de pago, interés de demora, suplidos y mandato para pagarlos.
12. Visado. Qué se visa, quién paga.
13. Suspensión y desistimiento. Qué se cobra en cada caso y en qué plazos.
14. Resolución por el arquitecto. Causas imputables al cliente.
15. Propiedad intelectual. Cesión limitada a la obra y emplazamiento, derecho a publicar y a figurar como autor.
16. Responsabilidad y seguro. Póliza, cobertura y alcance de tu intervención frente a otros técnicos.
17. Protección de datos. Primera capa informativa y remisión al anexo.
18. Comunicaciones. Correo electrónico válido para entregas y aprobaciones.
19. Jurisdicción. Con clientes profesionales, juzgados de tu domicilio; con consumidores, no.
20. Firmas y anexos. Programa de necesidades, tarifa de trabajos adicionales, cláusula de datos.

Guarda la hoja firmada junto a tu presupuesto de horas por fase: cuando el proyecto se desvíe, sabrás si fue un cambio cobrable o una mala estimación tuya.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio firmar una hoja de encargo con el cliente?

No hay una forma obligatoria y un acuerdo verbal es válido, pero sin documento escrito es muy difícil probar el alcance y los honorarios pactados. Además, la cesión de derechos de propiedad intelectual exige forma escrita.

¿Cuánto pedir de provisión de fondos al firmar?

No hay una cifra oficial. El modelo del COAC considera aconsejable cobrar un anticipo a la firma y una provisión para suplidos. Un criterio práctico es que el anticipo cubra al menos el trabajo hasta la primera entrega. La factura del anticipo lleva IVA; la provisión para suplidos, no.

¿Puedo cobrar si el cliente abandona el proyecto antes de terminarlo?

Sí, al menos lo trabajado y los gastos. El artículo 1594 del Código Civil añade la utilidad que habrías obtenido cuando el dueño desiste de la obra, aunque cuánto supone en cada caso suele acabar discutiéndose. Si el contrato fija cómo se calcula (fases terminadas, proporción de la fase en curso y un porcentaje de lo pendiente), evitarás tener que probarlo en un juicio.

Fuentes

• Real Decreto 1000/2010, sobre visado colegial obligatorio (BOE)
• Ley 2/1974, de Colegios Profesionales, art. 13 (BOE)
• Ley de Propiedad Intelectual, texto refundido (BOE)
• Código Civil, art. 1594 (BOE)
• Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, arts. 3 y 4 (BOE)
• Ley 37/1992 del IVA, arts. 75 y 78 (BOE)
• Texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, arts. 86, 90, 102, 105 y 108 (BOE)
• Ley 2/2007 de sociedades profesionales (BOE)
• Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex)
• AEPD: Guía para el cumplimiento del deber de informar
• COAC: modelos de contrato de arquitecto actualizados (acceso colegiados)
• COAC: comentarios al modelo orientativo de contrato de prestación de servicios de arquitecto (2015)
• COAM: modelos de contrato, Asesoría Jurídica (acceso restringido)
• COAAT Burgos: descarga de impresos, hoja de encargo
• Código Técnico de la Edificación, Parte I, Anejo I (BOE)