Control de horas por proyecto: método y plantilla Excel para estudios
Control de horas por proyecto para estudios de arquitectura: presupuesto por fases, registro semanal, alerta de desviación y plantilla Excel descargable.
Por Nacho9 min de lectura
El control de horas por proyecto sirve para una cosa: saber, mientras el proyecto está vivo, si las horas que estás gastando caben en los honorarios que cobraste. No es un trámite ni una forma de vigilar al equipo. Es la única manera de enterarte de que el proyecto de ejecución se está comiendo el margen antes de entregarlo, no después.
El método cabe en cuatro pasos: presupuestar horas por fase al aceptar el encargo, apuntar cada día proyecto, fase y horas, comparar previstas y reales cada semana, y actuar cuando una fase consume horas más deprisa de lo que avanza. La mayoría de plantillas que circulan son genéricas (tareas, clientes, tarifas). La que te dejamos aquí está pensada para un estudio español y usa las fases que ya manejas: estudio previo, anteproyecto, básico, ejecución, dirección de obra y gestión interna.
Puedes descargarla gratis: plantilla de control de horas por proyecto (Excel). Abajo explicamos el método, la regla de alerta y, sobre todo, cómo conseguir que el equipo apunte las horas.
Control de horas no es registro de jornada
Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas.
| Registro de jornada | Control de horas por proyecto | |
|---|---|---|
| Para qué | Obligación legal | Herramienta de gestión |
| Norma | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | Ninguna, lo decides tú |
| Qué recoge | Hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador | Horas dedicadas a cada proyecto y fase |
| Quién | Trabajadores por cuenta ajena | Todo el equipo, titulares incluidos |
| Conservación | Cuatro años, a disposición de trabajadores, representantes e Inspección | Lo que te sea útil |
El artículo 34.9 obliga a la empresa a garantizar un registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada. Saber que alguien dedicó tres horas al proyecto básico de una vivienda no cumple esa obligación, y saber que entró a las 9:00 y salió a las 18:00 no te dice nada de la rentabilidad del proyecto. Puedes usar una misma herramienta para ambas cosas, pero cada registro tiene su propia finalidad y debes explicárselo así al equipo. Lo desarrollamos en el artículo sobre registro de jornada en un estudio de arquitectura, que también recoge el estado del futuro real decreto de registro digital, pendiente de aprobación a octubre de 2026.
Si registras horas por persona, estás tratando datos personales de tus trabajadores: infórmales de para qué se usan. Si tienes dudas laborales concretas, consúltalo con tu asesor.
Presupuesta las horas por fase
El control empieza el día que aceptas el encargo, no el día que empiezas a dibujar. Sin un presupuesto de horas por fase no hay nada contra lo que comparar.
Hay dos formas de obtenerlo, y lo ideal es usar las dos y quedarte con la más prudente:
- Desde tu histórico: cuántas horas te llevó cada fase en proyectos parecidos ya cerrados. Explicamos cómo construir esa base en el artículo sobre horas de un proyecto de vivienda unifamiliar.
- Desde los honorarios: cuántas horas te puedes permitir con lo que cobras.
Para la segunda, la fórmula es:
El coste por hora de proyecto es el coste anual total del estudio dividido entre las horas que el equipo dedica a proyectos en un año (no entre todas las horas trabajadas, porque el tiempo interno también hay que pagarlo). Si no lo tienes, calcúlalo con el método de precio hora de un arquitecto.
Ejemplo ilustrativo: proyecto básico con 5.600 € de honorarios, 600 € de topografía a tu cargo, margen objetivo del 15 % y un coste por hora de proyecto de 36 €. Horas disponibles: (5.600 − 600) × 0,85 ÷ 36 ≈ 118 horas.
Si tu histórico dice que un básico parecido te lleva 150 horas, ya sabes antes de empezar que este encargo está mal presupuestado. Es el momento de ajustar alcance o precio, no a mitad de la fase.
Qué apuntar y con qué detalle
El nivel de detalle mínimo que funciona es proyecto + fase. Cinco campos por línea:
- Fecha.
- Persona.
- Proyecto (un código corto: V01, R02).
- Fase: estudio previo, anteproyecto, proyecto básico, proyecto de ejecución, dirección de obra o gestión interna.
- Horas, redondeadas a la media hora.
Y una nota opcional, solo cuando aporte algo («cambios del cliente en cocina», «segunda visita por incidencia»). Esas notas son las que luego te permiten justificar una modificación ante el cliente.
Dos categorías que evitan errores:
- Gestión interna dentro del proyecto: tramitación, coordinación con ingenierías, reuniones internas, facturación de ese encargo. Es tiempo del proyecto aunque no sea diseño.
- Tiempo interno del estudio: comercial, ofertas, administración general, formación. Apúntalo con un código propio (en la plantilla, «INT»). Sin él no puedes calcular qué parte del tiempo se va a proyectos.
No subdividas por tarea (planos, memoria, mediciones) hasta que el registro básico funcione. Cada categoría adicional reduce la probabilidad de que la gente apunte.
Previstas frente a reales: la regla de alerta
Comparar horas reales con previstas no basta. Una fase con el 60 % de las horas consumidas puede ir bien si el trabajo está al 60 %, o muy mal si está al 30 %. Por eso la comparación útil es entre horas consumidas y trabajo hecho.
La regla que usa la plantilla:
- A partir de un umbral de consumo (por defecto, el 50 % de las horas de la fase), compara el % de horas consumidas con el % de avance estimado.
- Si el consumo supera al avance en más de una tolerancia (por defecto, 10 puntos), la fase se marca como «Revisar».
- Si las horas reales pasan del 100 % de las previstas, se marca como «Superado».
El avance lo estima cada semana quien lleva la fase. No hace falta precisión: basta con contar entregables (planos terminados frente a planos previstos, capítulos de mediciones hechos, apartados del CTE justificados).
Ejemplo ilustrativo: proyecto de ejecución con 220 horas previstas. Llevas 110 (50 %) y estimas que el trabajo está al 30 %. Al ritmo actual, la fase terminaría en unas 110 ÷ 0,30 ≈ 367 horas, casi 150 más de lo previsto. Con esa información, a mitad de fase, todavía puedes actuar:
- Comprobar si hay cambios del cliente que la hoja de encargo te permite facturar como modificación.
- Simplificar el nivel de definición donde no aporta (sin bajar lo que exige el CTE).
- Reasignar el trabajo a quien lo haga más rápido.
- Hablar con el cliente antes de que la desviación sea un hecho consumado.
Por qué el equipo no apunta las horas
Esta es la parte que hace fracasar la mayoría de intentos. Las razones habituales son comprensibles:
- Se percibe como control: «quieren saber si trabajo poco».
- Nadie ve para qué sirve: los datos entran y no vuelven nunca.
- Se apunta el viernes de memoria, así que los datos son malos y nadie se fía de ellos.
- Demasiadas categorías: dudas entre «memoria» y «justificación CTE» y acabas no apuntando.
- El titular no apunta las suyas, así que el mensaje es que esto es para los demás.
Lo que funciona, por orden de impacto:
- Explica para qué se usan los datos, y cúmplelo. Para presupuestar mejor, detectar cambios cobrables y repartir la carga. No para evaluar a personas. Si un día usas las horas para reprochar a alguien que tardó mucho, el registro deja de ser fiable al día siguiente.
- El responsable da ejemplo. Si el titular apunta sus horas y las enseña, el resto lo hará. Sus horas suelen ser además las que más se olvidan en los presupuestos.
- Dos minutos al final del día. Al cerrar el ordenador, no el viernes. Si alguien prefiere apuntar tarea a tarea cuando cambia de proyecto, mejor todavía.
- Detalle mínimo. Proyecto y fase. Media hora de precisión. Nadie necesita apuntar 17 minutos.
- Revisión semanal breve. Quince minutos el lunes con quien lleve cada proyecto: alertas, avance, cambios del cliente. Es el momento en que el equipo ve que los datos sirven para algo.
- Devuelve información. Enseña al equipo qué proyectos van bien y cuáles no, y qué decisiones se han tomado con esos datos.
Cómo usar la plantilla Excel
La plantilla de control de horas por proyecto tiene cuatro hojas. Las celdas amarillas son de entrada, las gris azuladas son fórmulas y las salmón son datos de ejemplo que debes borrar.
| Hoja | Qué haces | Qué calcula |
|---|---|---|
| Instrucciones | Leerla una vez | Nada |
| Proyectos | Das de alta cada encargo con código, honorarios, gastos directos y horas previstas por fase | Total de horas previstas |
| Registro | Cada persona apunta fecha, proyecto, fase, horas y nota (con desplegables) | Semana ISO de cada línea |
| Resumen | Actualizas cada semana el avance estimado de las fases en curso | Previstas, reales, % consumido, desviación y alerta por proyecto y fase; totales por proyecto con € netos por hora (honorarios menos gastos directos); % de horas en proyectos por persona |
Las fórmulas usan SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) y funcionan en Excel, LibreOffice y Google Sheets. El umbral y la tolerancia de la alerta se cambian en la parte superior del Resumen. Compara los € netos por hora de cada proyecto con tu coste por hora de proyecto: en los datos de ejemplo, la vivienda V01 está presupuestada a unos 40 € netos por hora prevista, poco por encima de un coste de 36 €/h. La plantilla admite 15 proyectos y 1.000 líneas de registro; para más, copia filas manteniendo las fórmulas.
Al cerrar cada proyecto, copia sus horas reales por fase a una hoja aparte. Después de tres o cuatro proyectos parecidos tendrás una base propia para presupuestar, que vale más que cualquier tabla publicada. Con esos mismos datos podrás calcular los indicadores mensuales que explicamos en el artículo sobre rentabilidad de un estudio de arquitectura.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que apuntar las horas?
A diario, al terminar la jornada o al cambiar de proyecto. Apuntar una vez a la semana de memoria produce datos poco fiables: se tiende a repartir las horas a partes iguales entre los proyectos que se recuerdan.
¿Tiene sentido controlar horas si cobro un precio cerrado?
Sobre todo si cobras un precio cerrado. Con honorarios por horas el cliente asume la desviación; con precio cerrado la asumes tú, y solo el control de horas te dice cuánto te cuesta cada encargo y qué cambios deberías cobrar aparte.
¿El control de horas por proyecto sirve como registro de jornada?
No por sí mismo. El registro de jornada exige el horario concreto de inicio y fin de cada trabajador, y el control por proyecto recoge el reparto de horas entre encargos. Una herramienta puede recoger ambas cosas, pero tienes que cumplir los requisitos del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores por separado.
¿Qué hago con las horas que no son de ningún proyecto?
Apúntalas con un código interno. Ese tiempo existe y lo pagan los proyectos; si no lo mides, tu coste por hora de proyecto saldrá más bajo de lo que es y presupuestarás con horas que no tienes.
