Facturas y rentabilidad
Lectura de facturas con IA, primer paso hacia la rentabilidad por proyecto
arqOs, software para estudios de arquitectura, lee las facturas que dejas en una carpeta de Google Drive, extrae sus datos fiscales y los añade a tu hoja de cálculo con su trimestre. Es el primer paso para lo que estamos construyendo: el control de gastos y la rentabilidad de cada proyecto.
El problema
Las cuentas de cada proyecto viven en un Excel que no para de crecer
«Las facturas están en el correo, en Drive y en el cajón.»
«La gestoría me las pide cada trimestre y alguien las pasa a mano.»
«No sé si este encargo me está dando dinero o lo estoy pagando yo.»
Pasar facturas a mano a una hoja de cálculo es lento y da errores de IVA o IRPF. Y mientras los gastos no estén ordenados, saber cuánto ha costado de verdad un proyecto es casi imposible.
Cómo funciona
De la carpeta de Drive a la hoja de cálculo
- 01
Lo configuramos contigo
La carpeta de Google Drive donde dejáis las facturas y la hoja de cálculo donde queréis los datos.
- 02
Deja las facturas
PDF o fotos del móvil, también en el formato HEIC del iPhone.
- 03
Pulsa «Procesar ahora»
La IA extrae emisor, base, total, IVA, IRPF, número y fecha, renombra el archivo en Drive y añade una fila a la hoja con su trimestre.
- 04
Revisa lo dudoso
Cada factura queda como procesada, para revisar o con error, para que solo mires las que lo necesitan.
Lo que cambia en el estudio
Lo que ya hace hoy
Sin teclear datos fiscales
Emisor, base imponible, total, IVA, IRPF, número de factura y fecha, extraídos de cada documento.
Archivos con nombre útil
Cada factura se renombra en Drive de forma ordenada, para encontrarla sin abrirla.
Lista para la gestoría
Las filas llevan el trimestre, así que el cierre trimestral parte de una hoja ya rellena.
Lo dudoso, marcado
Las facturas que la IA no ha leído con seguridad quedan como «Revisar» en lugar de colarse con un error.
Un día cualquiera
Cierre del tercer trimestre
Ejemplo ilustrativo con un estudio ficticio.
La persona de administración deja 23 facturas y tiques en la carpeta del trimestre y pulsa «Procesar ahora». Salen 21 procesadas y 2 para revisar: una foto torcida y un tique sin número.
Corrige esas dos en la hoja y se la manda a la gestoría la misma mañana, en lugar de dedicarle una tarde.
Lo que hoy no hace
- —No emite facturas ni es un sistema Verifactu: lee las facturas que recibes.
- —No es un programa de contabilidad: los datos van a tu hoja de cálculo y a tu gestoría.
- —Hoy las facturas no se asocian a un proyecto concreto.
En lo que estamos trabajando
- →Asociar cada factura y gasto a su proyecto.
- →Cruzar los honorarios de cada proyecto con el coste de las horas y los gastos.
- →Ver el margen de cada encargo mientras está vivo, no al cerrarlo.
Sin fechas cerradas. Si te interesa probarlo antes, dínoslo en la demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos extrae de cada factura?
Emisor, base imponible, total, IVA, IRPF, número de factura y fecha. Además renombra el archivo en Drive y anota el trimestre en la hoja.
¿Lee fotos hechas con el móvil?
Sí, tanto PDF como imágenes, incluidas las fotos en formato HEIC del iPhone.
¿Calcula la rentabilidad de cada proyecto?
Todavía no. Hoy registra las horas por proyecto y lee las facturas; unir ambas cosas para ver el margen de cada encargo está en desarrollo.
¿Emite facturas o cumple Verifactu?
No. arqOs lee las facturas que recibes; para emitir las tuyas necesitas un programa de facturación.
El resto de arqOs
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Te enseñamos la lectura de facturas y, si quieres probar el control de gastos por proyecto en cuanto esté, te avisamos los primeros.