Verifactu para arquitectos: qué cambia en 2027 y cómo prepararte

Verifactu es el nombre con el que se conoce el reglamento que obliga a que los programas de facturación cumplan unos requisitos técnicos para que las facturas no se puedan alterar ni borrar sin dejar rastro. Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades (incluidas las SLP de arquitectos) y desde el 1 de julio de 2027 para los autónomos y las comunidades de bienes.

Afecta a casi todos los estudios, pero no a todos. Si facturas a mano, o con un Word o un Excel que solo usas para escribir e imprimir la factura, no te afecta. Si usas un programa de facturación, un ERP o un Excel con macros que genera tus libros registro, sí. El matiz importa, porque hay mucha confusión con las hojas de cálculo.

Este artículo explica qué es, las fechas vigentes a octubre de 2026, a quién no se aplica, qué tiene que hacer un estudio pequeño y qué preguntar al proveedor de software. Como cualquier tema fiscal, conviene confirmar tu caso concreto con tu asesor.

Qué es Verifactu y de dónde sale

La base legal está en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que añadió a la Ley General Tributaria dos piezas: el artículo 29.2.j), que obliga a que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, y el artículo 201 bis, que sanciona su incumplimiento.

El desarrollo está en el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que fija las especificaciones técnicas.

En la práctica, cada vez que tu programa emite una factura genera un «registro de facturación» con los datos esenciales, encadenado con el anterior mediante una huella digital (hash). Si alguien modifica o borra una factura, la cadena se rompe y queda constancia. Además, la factura lleva un código QR con el que tu cliente puede comprobarla en la sede de la Agencia Tributaria.

El reglamento admite dos modalidades:

Para un estudio pequeño, la modalidad VERI*FACTU suele ser la más sencilla: el programa envía y tú no tienes que custodiar firmas ni registros de eventos.

Cuándo entra en vigor: fechas de 2027

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3 de diciembre de 2025), retrasó un año las fechas iniciales, que eran 2026. A octubre de 2026 el calendario es este:

Hasta esas fechas, según la nota informativa de la Agencia Tributaria, el uso es voluntario y funciona como periodo de pruebas: puedes empezar con un sistema VERI*FACTU y, si quieres, dejar de remitir registros y facturar con otro sistema sin quedar atado hasta fin de año. El RD-ley 15/2025 fue convalidado por el Congreso en diciembre de 2025, así que estas fechas son firmes.

Si estás valorando si te conviene facturar como autónomo o a través de una sociedad, ten en cuenta que la fecha de Verifactu cambia según la forma: lo tienes explicado en arquitecto autónomo o sociedad profesional.

A quién no afecta: Excel, Word y otros

La Agencia Tributaria lo resume en lo que llama la «regla de los 4 NO». El reglamento se aplica a quien cumple las cuatro condiciones:

1. No factura exclusivamente de forma manual, es decir, usa algún sistema informático para expedir facturas.
2. No está en el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), ni de forma obligatoria ni voluntaria.
3. No tiene su domicilio fiscal en los territorios forales del País Vasco o de Navarra.
4. No dispone de una resolución en vigor de no aplicación que le exima del reglamento.

Tampoco se aplica a quien, por la normativa de facturación, no está obligado a expedir factura.

SII y territorios forales

El SII es obligatorio para empresas con más de 6 millones de facturación, grupos de IVA e inscritos en la devolución mensual. Quien está en el SII ya envía sus facturas a la AEAT por otra vía y queda fuera del RRSIF. Un estudio pequeño casi nunca está ahí.

Si tu estudio tiene el domicilio fiscal en el País Vasco, se rige por TicketBAI (en Bizkaia, dentro del sistema Batuz) y no por Verifactu. Navarra tiene su propia regulación. En esos casos, mira la normativa de tu Hacienda foral.

Facturar con Excel o Word

Es la duda más frecuente en estudios pequeños, y la respuesta de la AEAT es literal. El reglamento no te afecta si usas procesadores de texto u hojas de cálculo exclusivamente para:

• introducir los datos de las facturas,
• expedir e imprimir las facturas,
• conservar la información de facturación.

En cambio, sí te afecta si, además, usas esa hoja de cálculo para procesar la información de facturación y generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que uses para cumplir tus obligaciones fiscales. El ejemplo que pone la propia AEAT: hacer listados de facturas emitidas con sumas u otras reglas de cálculo no te convierte en sistema de facturación; programar una macro que genera el libro registro de facturas expedidas, sí.

Si la factura la hace tu gestoría

Si entregas a tu asesor los datos para que sea él quien emita materialmente tus facturas con su programa, el reglamento se aplica a ese programa y quien debe generar y enviar los registros es el asesor. La responsabilidad de que se cumpla sigue siendo tuya. Si tú emites las facturas a mano o con un Word sin procesar y luego se las pasas a la gestoría para la contabilidad, no te afecta.

Qué tiene que hacer un estudio pequeño

Checklist para dejarlo resuelto antes de tu fecha:

1. Identifica tu fecha. SLP o SL: 1 de enero de 2027. Autónomo o comunidad de bienes: 1 de julio de 2027.
2. Haz inventario de cómo facturas hoy. Programa de facturación, módulo de facturación de tu software de gestión, Excel, Word, la gestoría. Si usas más de uno, el reglamento se aplica aunque solo uses un sistema informático para una parte de la actividad.
3. Decide si tu Excel o Word es un sistema de facturación con el criterio de la sección anterior. Si dudas, trátalo como si lo fuera.
4. Elige la solución: actualizar tu programa actual, cambiar a uno adaptado o usar la aplicación gratuita de facturación de la AEAT, que funciona en modalidad VERI*FACTU y puede bastar si emites pocas facturas.
5. Elige la modalidad (VERIFACTU o no VERIFACTU) con tu proveedor y tu asesor.
6. Pide la declaración responsable del programa (ver la sección siguiente).
7. Prueba antes de la fecha. Emite facturas reales en el periodo de pruebas, comprueba el QR con tu móvil y revisa qué pasa cuando tienes que rectificar una factura.
8. Ordena las rectificativas. Con Verifactu no se borra ni se edita una factura emitida: se anula o se rectifica. Si en el estudio era habitual «corregir» una factura de honorarios ya enviada, cambia esa costumbre. Si facturas por hitos pactados en la hoja de encargo, cada hito es una factura con su registro: no emitas la del hito hasta que se haya cumplido.
9. Revisa los datos de tus clientes. NIF y nombre correctos desde el primer registro; con el envío a la AEAT, los errores se ven antes.

Las sanciones del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria son importantes: la tenencia de un sistema que no se ajusta a los requisitos, cuando no está debidamente certificado o se ha alterado, se sanciona con 50.000 € por ejercicio. Para los productores de software que comercializan sistemas no conformes, 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema.

Qué preguntar al proveedor de software

El artículo 13 del reglamento obliga al productor de cada programa a firmar una declaración responsable de que cumple el RRSIF y la Orden HAC/1177/2024. Esa declaración debe constar por escrito y de forma visible en el propio programa, en cada versión, y el cliente puede pedirla.

Preguntas concretas para tu proveedor:

• ¿Dónde está la declaración responsable de la versión que uso? ¿Con qué fecha y para qué versión?
• ¿El programa trabaja en modalidad VERIFACTU, no VERIFACTU o en ambas? ¿Cómo se cambia?
• ¿La adaptación está incluida en mi licencia o tiene coste? ¿Desde cuándo está disponible?
• Si el programa está en la nube, ¿quién envía los registros y con qué certificado? ¿Necesito apoderar al proveedor?
• ¿Cómo gestiona las facturas rectificativas, las anuladas y las facturas emitidas sin conexión?
• ¿Cómo exporto mis registros de facturación si cambio de programa?
• ¿El programa estará preparado para la factura electrónica obligatoria entre empresas?

Si tu software de gestión de proyectos genera las facturas de honorarios, pregunta lo mismo: también es un sistema de facturación.

Verifactu y la factura electrónica B2B

Son dos obligaciones distintas que a menudo se confunden:

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026. Su aplicación efectiva no empieza con el real decreto: se cuenta desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. A partir de ahí, la obligación llegará a los 12 meses para quien facture más de 8 millones de euros y a los 24 meses para el resto, que es donde están prácticamente todos los estudios de arquitectura.

El proyecto de esa orden, que Hacienda sometió a audiencia pública en abril de 2026, preveía su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. A 2 de octubre de 2026 la orden no se ha publicado en el BOE, así que esa fecha ya no se cumplirá y la obligación para pymes y autónomos se irá, como pronto, a finales de 2028. Vigila el BOE: de esa orden depende todo el calendario. Si eliges ahora un programa para cumplir con Verifactu, conviene que también esté preparado para la factura electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es obligatorio para un arquitecto autónomo?

Sí, si usas un sistema informático de facturación, desde el 1 de julio de 2027. No te afecta si facturas a mano o con un procesador de texto u hoja de cálculo usados solo para escribir, imprimir y guardar las facturas.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu para una SLP?

El 1 de enero de 2027, porque la SLP es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades. Da igual que sus socios sean profesionales.

¿Puedo seguir facturando con Excel?

Sí, mientras la hoja se limite a introducir datos, expedir e imprimir facturas y guardarlas. Si con ella generas libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados para cumplir obligaciones fiscales (por ejemplo, con macros), pasa a ser un sistema de facturación y debe cumplir el reglamento.

¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda?

Solo si eliges la modalidad VERIFACTU, y lo que se envía es el registro de facturación, no el PDF. En la modalidad no VERIFACTU conservas los registros firmados y los pones a disposición de la AEAT si te los pide.

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?

No. Verifactu garantiza que la factura no se manipula; la factura electrónica B2B obliga a emitir un fichero estructurado entre empresas e informar de los pagos. Tienen normas y calendarios distintos.

¿Me afecta si mi estudio está en Bilbao o en Pamplona?

Si tienes el domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra, se aplica la normativa foral (TicketBAI y Batuz en el País Vasco; la propia de Navarra) y no el RRSIF estatal.

Fuentes

• Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
• Agencia Tributaria: preguntas frecuentes, ámbitos de aplicación (regla de los 4 NO, Excel y Word)
• Agencia Tributaria: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación
• Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre la declaración responsable
• Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado)
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, especificaciones técnicas
• Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 29.2.j) y 201 bis
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales
• Ministerio de Hacienda: proyecto de orden de la solución pública de facturación electrónica (abril de 2026)